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貴州省拍賣行業(yè)協(xié)會(huì)文件

貴拍協(xié)字〔2018〕第13號

關(guān)于印發(fā)《貴州省拍賣企業(yè)檔案管理暫行辦法》的通知

各s賣企業(yè)：

拍賣企業(yè)檔案管理既是法定要求，也是企業(yè)管理水平的重要體現(xiàn)，同時(shí)也是企業(yè)積累資源、回顧歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、建設(shè)企業(yè)文化等工作的重要途徑。為進(jìn)一步提升企業(yè)經(jīng)營、檔案管理水平，促進(jìn)企業(yè)規(guī)范、科學(xué)發(fā)展，《貴州省拍賣企業(yè)檔案管理暫行辦法》（見附件）經(jīng)貴州省拍賣行業(yè)協(xié)會(huì)四屆六次常務(wù)理事會(huì)審議通過，現(xiàn)印發(fā)你們，請參照執(zhí)行。

附件：《貴州省拍賣企業(yè)檔案管理暫行辦法》

二0一八年四月十八日

貴州省拍賣企業(yè)檔案管理暫行辦法

第一條　根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國拍賣法》、《拍賣管理辦法》、《拍賣監(jiān)督管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，為實(shí)現(xiàn)拍賣行業(yè)檔案的科學(xué)管理，維護(hù)檔案的完整與安全，更好地為拍賣工作服務(wù)；為工、檢、法等相關(guān)部門辦理案件時(shí)提供依據(jù)，結(jié)合拍賣行業(yè)實(shí)際情況，特制定本辦法。

第二條  拍賣公司檔案，是指拍賣公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對拍賣公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條  檔案管理

1、檔案資料要指定檔案管理員負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整。

2、檔案管理員負(fù)責(zé)拍賣公司各種檔案資m的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

3、檔案管理員負(fù)責(zé)拍賣公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

4、檔案管理員要積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和公司各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

5、檔案管理員要嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。

6、檔案管理員要努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

第四條  立卷制度

1、凡本公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬立卷歸檔范圍。

2、公司各部門經(jīng)辦人員，負(fù)責(zé)對本部門的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。

3、經(jīng)辦人員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度，按要求立卷，保證立卷質(zhì)量。

4、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

5、經(jīng)辦人應(yīng)于每筆拍賣項(xiàng)目完結(jié)后十日內(nèi)，將整理好的檔案向檔案管理員移交。

第五條  歸檔范圍

1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的-知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。

2、本拍賣公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

3、本拍賣公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。

4、本拍賣公司業(yè)務(wù)內(nèi)活動(dòng)中形成的委托拍賣協(xié)議、拍賣公告、拍賣須知、拍賣規(guī)則、拍賣筆錄、拍賣成交確認(rèn)書、拍賣標(biāo)的圖冊、拍賣標(biāo)的所有權(quán)證及其附件、委托人和競買人身份證明資料、保證金的收取與退還（票據(jù)原件入財(cái)務(wù)賬、復(fù)印件歸檔）、成交款的收取與支付（票據(jù)原件入財(cái)務(wù)賬、復(fù)印件歸檔）等與拍賣業(yè)務(wù)有關(guān)的文件材料。

5、本拍賣公司的大事記及反映本拍賣公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

第六條  歸檔要求

1、遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議召開年。

5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

6、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第七條 檔案的借閱

1、 借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在l閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。

2、借閱檔案要認(rèn)真填寫《借閱檔案登記薄》。

3、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理處理。

4、借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制?！?/span>

5、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)印、抄寫檔案資料。

6、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴(yán)格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責(zé)任，并及時(shí)報(bào)告拍賣公司主管領(lǐng)導(dǎo)。

7、必須嚴(yán)格保密，借閱人員對檔案材料妥善保管，不準(zhǔn)泄露檔案資料，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

8、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案材料完好無損時(shí)，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)認(rèn)真核對，正確無誤時(shí)，方能簽字蓋章。

9、一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

第八條  保管制度

1、各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。

2、按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對各類檔案應(yīng)做到存u合理，排列有序，查找方便。

3、檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。

4、庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14―24℃，相對濕度要保持在45―60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

5、檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

6、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品，停電時(shí)，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時(shí)關(guān)好庫房門窗，確保安全。

第九條  檔案保密制度

1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀(jì)律，堅(jiān)持原則，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。

2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認(rèn)真遵t安全保密制度，嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室，確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。

3、查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。

4、本拍賣公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場所和其他場所，不準(zhǔn)帶回家中，要及時(shí)交給檔案管理部門。

5、對于違反保密規(guī)定，泄露拍賣公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。

6、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或t貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

7、必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記f等。

8、用畢按時(shí)歸還，如需延長借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

第十條  檔案的銷毀

1、拍賣資料的保管期限。根r《中華人民共和國拍賣法》第五十三、五十四條規(guī)定的公司賬簿、拍賣筆錄和其他有關(guān)資料的保管期限，自委托人拍賣合同終止之日起計(jì)算，不得少于5年。即5年內(nèi)不得銷毀、滅失。公司應(yīng)對上述賬簿、拍賣筆錄和其他相關(guān)資料進(jìn)行按科分類妥善管理，分門別類，存放有序，查找方便以備r關(guān)主管部門審查。

2、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀拍賣公司檔案材料。

3、若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)拍賣公司辦公室主任批準(zhǔn)核對清楚后方可銷毀。

4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的拍賣公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

第十一條  起草、修訂和解釋機(jī)構(gòu) 本辦法由貴州省拍賣行業(yè)協(xié)會(huì)負(fù)責(zé)起草、修訂和解釋。

第十二條  本辦法自發(fā)布之日起生效。